Эффективная система бизнес-планирование

Обзор эффективной технологии бизнес-планирования

Классическое годовое планирование, в котором мы постоянно откладываем все дела на потом, неэффективно. Пришло время для кардинальных изменений – следует ставить цели на более короткие сроки.

В начале года мы все полны радужных планов, надежд и уверены, что легко выполним все задуманное.

К концу первого месяца мы понимаем, что немного отстаем от плана, но уверены, что ничего страшного в этом нет, ведь впереди еще целых 11 месяцев. В итоге разрыв становится все больше и больше, и за 2-3 месяца до наступления нового года мы работаем в усиленном режиме, чтобы наверстать упущенное — что, впрочем, почти никогда не удается.

Но представьте себе, что ваш год длится не 12 месяцев, а 12 недель.
Начав работать по этому принципу, вы сможете сразу повысить свою продуктивность в 3-4 раза. При этом вам не придется работать больше, чем вы работаете.
Ведь при таком планировании намного легче сохранять мотивацию и необходимую для перемен решительность. Вы не будете распыляться на десятки задач, а возьметесь лишь за самые важные. Гораздо проще сконцентрироваться на 2-3 ключевых задачах в течение 12 недель, чем пытаться работать в режиме многозадачности и стресса весь календарный год.

Планирование по принципу 12-ти недельного цикла позволит отсечь лишнее и высвободить те часы, которые мы используем непродуктивно.

12-ти недельная система планирования универсальна.
Ее легко адаптировать под разное количество участников.
Вы смело можете применять ее и дома, и на работе.

Из этого обзора вы узнаете:
– как правильно ставить цели на 12 недель,
– как сохранять концентрацию на главных задачах,
– как отслеживать прогресс и результаты усилий,
– и как не свернуть с намеченного пути.

Люди, которые зарабатывают 1 миллион долларов в год, не работают больше тех,
кто зарабатывает 100 или 10 тысяч долларов.
Они просто работают по-другому.

Не ищите волшебную палочку

12-ти недельная система планирования не приведет вас к успеху,
если вы просто прочитаете о ней.

Обычно причина всех неудач кроется в отсутствии действий.
Например, люди прекрасно знают: чтобы быть здоровым, нужно заниматься спортом и правильно питаться, однако на практике ведут совсем другой образ жизни.
Никакие секреты и технологии не приведут к успеху, если их не применять на практике.

Большинство людей могут увеличить свои доходы в 2-3 раза,
используя имеющиеся у них знания и навыки.
Однако почему-то многие продолжают искать волшебные способы,
чтобы улучшить свою жизнь или разбогатеть.

12-ти недельная система — не волшебная палочка, но если постараться, она вам поможет увеличить свой доход, не делая ничего сверхъестественного и не засиживалась на работе допоздна — просто более внимательно и осознанно выполняя свои повседневные задачи.

Почему годовое планирование не работает?

Как правило, у человека всегда больше идей, чем он физически может осилить.
То же самое происходит и в подразделениях компаний.
Поэтому так важно уметь отбирать лучшее — то, что будет работать наиболее эффективно.

Годовые планы часто препятствуют этому.
Они — настоящая ловушка для мышления: в январе кажется, что до нового года еще очень далеко, поэтому можно немного расслабиться и поработать вполсилы. Весной мы испытываем то же самое ощущение, летом решаем отдохнуть и плотно заняться работой осенью. И, наконец, в сентябре осознаем, что до нового года осталось не так уж много времени, выходим из «спячки» и 3-4 месяца работаем в усиленном режиме.

Во многих компаниях именно в 4 квартале рост продаж увеличивается на 30-40% — сотрудники стремятся наверстать упущенное и на время забывают о второстепенных задачах. Их продуктивность в это время просто зашкаливает! Почему же мы не можем работать также все 12 месяцев в году? Ведь есть возможность трудиться в более спокойном темпе, равномерно распределяя нагрузку в течение всего года и оставляя себе время на отдых.

В условиях годового планирования у нас нет ощущения времени:
дедлайны и конечные сроки кажутся далекими, а планы — расплывчатыми.

В то время как в 12-ти недельном цикле важен каждый день — ведь мы знаем, что наш персональный новый год наступит всего через 3 месяца. Компании, которые практикуют систему 12-ти недельного цикла, повышают производительность на 50%! Годовое планирование, в котором мы постоянно откладываем все дела на потом, неэффективно, пришло время для кардинальных изменений!

Методика 12-ти недельного цикла

Эту методику работы взяли из спорта, где главная цель — постоянно улучшать результаты, концентрируясь на отработке самого важного в короткий промежуток времени.
А далее начинается следующий этап тренировок с новыми целями и задачами.

Преимущество этой системы в том, что если вы не достигнете всего, что запланировали, вам не нужно ждать следующего календарного нового года — у вас есть шанс исправить ситуацию за следующие 3 месяца. В конце каждого квартала обязательно давайте себе время на отдых (от 2-3 дней до 1 недели), чтобы перегрузиться и поставить новые планы на следующий 12-ти недельный период.

Первый шаг: создаем перспективное видение

Все, что существует на земле, сначала было придумано в мыслях,
а потом обрело физические границы и реальное воплощение.
Все изменения в первую очередь начинаются в голове.
Поэтому, чтобы ваш первый 3-месячный цикл (и все последующие) стал успешным, важно изменить образ мышления, запрограммировать свой мозг на успех.

Обычно люди стараются делать не то, что нужно, а то, что им нравится и легко удается.
Ведь стратегически важные дела выполнять сложно — гораздо проще плыть по течению.

Четкое видение будущего позволит создать постоянную и долговременную мотивацию в ежедневных делах.

Подумайте, чего вы хотите добиться?
Какой образ жизни вы хотите вести?
Какой уровень дохода необходим вам для этого?
Будущее гораздо привлекательнее настоящего,
поэтому важно создать у себя в мыслях четкую картинку того, о чем вы мечтаете.

Это видение должно быть достаточно четким и убедительным,
и при этом вызывать у вас живые эмоции.
Ведь это именно ваши цели, а не навязанные родными или обществом мечты.

Наш мозг обычно сопротивляется переменам.
Это совершенно нормальное явление, основанное на инстинкте самосохранения.
Когда мы представляем себе будущее, кардинально отличающееся от того, что мы имеем сейчас, часть мозга (т.н. мозжечковая миндалина) чувствует эту разницу и испытывает стресс. Зато другая часть мозга (префронтальная кора), напротив, реагирует крайне положительно на четкие образы и мечты и толкает вас к активным действиям.

Создайте себе вдохновляющее видение будущего, чтобы у вас захватывало от него дух!
Это видение будет вашим маяком, особенно в те моменты, когда будет трудно и вы захотите сдаться.

Как создать такое видение будущего?

Создайте его, исходя их трех типов целей:
– долгосрочных (5-10-15 лет),
– среднесрочных (3 года)
– и 12-ти недельных целей.

Для начала напишите все ваши желания в виде долгосрочных целей: на 5, 10 и 15 лет.

Потом добавьте к этим целям детали и перейдите к действиям — подумайте, чего вы бы хотели добиться в ближайшие 3 года.

Опишите всё максимально подобно: какой вы видите свою карьеру, семью, где вы живете и как проводите свободное время.

Чем детальнее будут ваши ответы и видение, тем проще ставить цели на каждый 12-ти недельный этап.

Если вы руководите командой, попросите сделать то же самое ваших сотрудников — у вас должно быть общее видение перемен.
Узнайте у них:
– кем они видят себя в компании,
– чем они хотят заниматься,
– насколько они вовлечены эмоционально в ваше стратегическое видение,
– готовы ли они достигаться к цели вместе с вами
– и как вы можете им помочь в этом.

Поговорите с каждым из сотрудников отдельно и с коллективом в целом — возможно, чьи-то мысли станут частью вашего общего видения и стратегии перемен.

Если вам сложно создать стратегическое видение, возьмите паузу

Из одной компании ушли ведущие специалисты, забрав с собой ключевых клиентов.
Это стало настоящим ударом как для руководителя, так и для всех сотрудников.
Владелец компании взял паузу и уехал в отпуск, чтобы отключиться от работы и принять решение на свежую голову.
Путешествия изменяют привычное восприятие мира,
человек начинает мыслить по-другому, отвлекаясь от обыденности и рутины.

Во время сплава по реке он увидел огромное поле иван-чая — красивых пурпурных цветов.
Гид сказал, что не так давно лес у подножия этой горы выгорел и теперь начинает восстанавливаться. Появление цветов иван-чая на пепелище — это первый предвестник возвращения природы к жизни. Этот знак природы стал для руководителя толчком к возрождению бизнеса. Вернувшись из отпуска, он поговорил с сотрудниками и на основании этих бесед сформулировал четкое видение того, какой должна быть его компания через год.
Стоит ли говорить о том, что через год на поле его бизнеса выросли и зацвели новые цветы?

В моменты экономических кризисов, которые регулярно происходят в нашем мире, важно не расслабляться, но эффективно выходить их них. В периоды кризисов на рынке остаются только самые эффективные предприятия и главной целью становится именно высокая эффективность, а не максимальная прибыль, которая является следствием высокой эффективности. Все деньги и заказчики останутся у тех, кто будет эффективно работать.

Практическая польза стратегического видения

Один менеджер по продажам боялся встречаться с новыми людьми.
Этот страх привел к тому, что его чуть не уволили.
Однако он придумал выход из ситуации: написал текст,
в котором в ярких красках расписал свое будущее,
и каждый раз перед тем, как поехать на встречу с новым клиентом, читал его вслух за рулем.
Шаг за шагом он избавился от своего страха,
поскольку привел свои ежедневные действия в соответствие с долгосрочной мотивацией.
Он каждый раз делал выбор в пользу своего прекрасного будущего — того, которое описал на листе бумаги.

Второй шаг: правильно ставим цели и выбираем действия для их достижения

Многие из нас впадают в две крайности.
Одни тратят слишком много времени на планирование.
Вторые, напротив, не признают никаких планов.
Не впадайте в эти крайности, ищите золотую середину.
Не пытайтесь создать безупречный план,
помните, что неидеальный план лучше, чем его отсутствие.

12-ти недельная система хороша тем, что позволяет не витать в облаках, мечтая о далеком и прекрасном будущем, а работать с тем, что вы имеете здесь и сейчас.

Как выбрать цели на 12 недель

Попытки равномерно распределить время на все области жизни часто терпят фиаско.
Сложно постоянно уделять одинаковое внимание семье, работе и увлечениям.
Неизбежно бывают дни, когда одна из сфер нашей жизни страдает больше остальных.

Поэтому перед тем, как поставить цели, проанализируйте все сферы вашей жизни и определите, какие из них нуждаются в улучшении в ближайшие 3 месяца.

Может быть, вы давно не были в спортзале и пора вернуться к регулярным тренировкам?
А может, вы слишком поздно приходите с работы и не уделяете достаточного внимания семье?
Или вам нужно получить дополнительное образование, которое вы так долго откладывали?

По 10-ти балльной шкале оцените все сферы вашей жизни и выберите наиболее разбалансированную из них, чтобы начать работать над ней с ближайшего понедельника.

12-ти недельные цели, с одной стороны, должны быть реальными и выполнимыми,
а с другой, — быть для вас определенным вызовом.
Если вы можете достичь цели, ничего не меняя, значит, планку надо повысить,
иначе вы перестанете развиваться и будете топтаться на месте.

Задайте себе такие вопросы:
Почему эта цель важна для меня?
Что изменится, когда я ее достигну?

Не ставьте слишком много целей

В 12-ти недельном цикле важна каждая неделя, поэтому поставленные цели должны быть четкими и измеримыми, а действия — максимально конкретными.

12-ти недельный план не приемлет многозадачности.
Он подразумевает, что каждые 3 месяца вы делаете акцент максимум на 2-3 самых важных целях.

За несколько месяцев вы сможете охватить все самые важные цели, работая над ними по очереди.

Помните, что многозадачность не ускоряет, а тормозит вас на пути к цели.
Переключаясь на новую задачу, вы увеличиваете время выполнения предыдущей на 25%.

Если вам сложно сконцентрироваться на главной задаче,
представьте, что вы находитесь за рулем — едете к месту назначения и следите за дорожными указателями. Согласитесь, во время управления автомобилем сложно сконцентрироваться на чем-то постороннем. То же самое происходит и с целями.

Планируйте конкретные действия

Список того, что мы хотим достичь, не работает без списка конкретных действий,
которые нужно для этого предпринять.
Вы должны четко представлять себе каждое действие, ведущее вас к цели.
В описании используйте глаголы, которые больше мотивируют к действиям.

Для каждой из поставленных целей напишите тактику ее достижения.
Сначала пишите все, что придет вам в голову.
Потом из всех действий выберите самые эффективные (не более 3-4).
Подумайте, какие из этих действий будут даваться вам нелегко,
и как вы будете с этим справляться.

Если вы ставите командные цели, разбивайте задачи на всех сотрудников.
Например, задача заключается в том, чтобы проводить 20 встреч в неделю,
а в отделе 5 менеджеров, то цель каждого из них — выполнять 4 встречи в неделю.

Третий шаг: контролируем выполнение и анализируем результаты

Майк Тайсон как-то сказал, что у всех есть план до тех пор, пока они не пропустят удар в челюсть. Важно, чтобы у вас была система контроля ваших действий.
Рассмотрим основные инструменты в системе «12 недель».

Еженедельный план

Итак, у вас уже есть еженедельный план.
Это список важных повторяющихся действий, которые приведут вас к цели.
Желательно распечатать его, чтобы он всегда был у вас перед глазами.
В конце каждой недели оценивайте ваш результат в процентах.

Не стремитесь к совершенству.
Чтобы достичь поставленных целей будет достаточно выполнять 85% поставленных задач.
По большому счету, даже 65-70% будет достаточно, чтобы «оставаться в игре»,
но этого слишком мало для перемен.

Важно измерять выполненные задачи в процентах, а не просто ставить «плюс» или «минус». Иногда ваш оценочный лист будет выглядеть не так, как вам хотелось бы.
На этом этапе многие оказываются от дальнейших действий.
Однако чаще всего плохие оценки — это результат того, что вы были сконцентрированы не на важных вещах.
Как показывает практика, если человек более 2-х недель не выполняет план, он начинает думать о том, чтобы отказаться от дальнейших действий. Важно найти в себе силы в этот переломный момент продолжать двигаться дальше. Тот, кто боится взглянуть правде в глаза, вряд ли способен на кардинальные изменения. А система 12-недель наглядно показывает, действуете ли вы по плану или занимаетесь посторонними делами.

Планирование по принципу 12-ти недельного цикла позволит отсечь лишнее и высвободить те часы, которые мы используем непродуктивно.

Делегируйте то, в чем вы не сильны, и делайте только то, что можете сделать вы и никто другой.

Подумайте, от каких ежедневных дел стоит отказаться вообще.
В конце каждого дня вспомните, что вы сделали сегодня, чтобы приблизиться к своей цели, и каковы ваши планы на завтра.

Каждый день начинайте с вопроса:
Что я могу сделать сегодня, чтобы получить нужный результат через 12 недель?.

Анализируйте рабочие показатели

При анализе работы имеют значение не только конечные финансовые результаты и прибыль, но и рабочие показатели (например, количество «холодных» звонков или встреч). Обычно рабочим показателям придают мало значения, но они очень важны. Если их не отслеживать, будет непонятно, что стало причиной ошибки: плохой план или то, что вы выполняете его не так, как следует.

Посвящайте начало каждой недели тому, чтобы оценить, что вы сделали на предыдущей неделе, и составить план на следующую. В начале каждого дня 5 минут просматривайте план на день и распределяйте нагрузку, а в течение дня несколько раз сверяйтесь с этим планом. Концентрируйтесь на позитиве, который улучшает жизнь.

Оценка работы вашей команды

Практика показывает, что когда результаты оцениваются еженедельно, а не ежемесячно, сотрудники начинают относиться к работе более ответственно, становятся более целеустремленными. Они чувствуют, что на итоги недели повлияет каждый день их эффективной работы.

Старайтесь, чтобы сотрудники сами оценивали свои действия.
Если сотрудник по итогам недели выполнил менее 60% плана, значит, ему нужна помощь и поддержка от вас.

Проанализируйте его работу, чтобы на следующей неделе его результат стал лучше.
Не реже одного раза в месяц проводите индивидуальные беседы с вашими подчиненными, чтобы сверяться с курсом и понимать, насколько каждый из них идет к поставленным целям.

Если вы чувствуете, что у кого-то из них пропадает мотивация, подумайте, как вернуть им рабочий пыл.

Ли Якокка считал, что скорость работы руководителя — это скорость работы его команды.
12-ти недельный цикл меняет культуру работы, поэтому важно донести это до сотрудников и самому стать ярким примером того, как нужно действовать!

Как распределять задачи в течение каждой недели

«Время действия» — это система распределения задач в течение недели.

Стратегическая часть.
Три часа в начале каждой недели посвятите работе над стратегией.
В это время никто и ничто не должны отвлекать вас: ни подчиненные, ни уведомления в мессенджерах, ни телефонные звонки.

Подумайте о том, чего вам не хватает, чтобы совершить прорыв, какие действия нужно скорректировать, чтобы достичь поставленных на 12 недель результатов.

Проанализируйте ошибки и оцените эффективность работы.
Сверьтесь с перспективным стратегическим видением: в правильном ли направлении вы идете.

Буферная часть.
Это так называемая «текучка»: ответы на звонки и письма, общение с коллегами или подчиненными. Эта работа может занимать от 30 минут до 1 часа не более двух раз в день (например, утром и в конце рабочего дня).

В течение дня не отвлекайтесь по мелочам, а собирайте все малозначимые задачи на одно время, когда вы сможете с ними разобраться. Все остальное время используйте на решение тех важных задач, которые вы запланировали.

Как показывают исследования, обычному сотруднику компании нужно до 15 минут, чтобы снова сконцентрироваться на работе после того, как он отвлекся на письмо, звонок или сообщение в мессенджере.

Около 28 % рабочего времени люди тратят на второстепенные дела и переход в рабочий режим, а это 11 рабочих часов из 40-часовой рабочей недели.

Если весь ваш рабочий день будет посвящен решению текущих вопросов, то вы просто потонете в рутине, не оставив шанса приблизиться к поставленным целям.

Надеяться, что рано или поздно вы разберетесь с «текучкой» и доберетесь до главного — значит обманывать самого себя.

Люди, которые зарабатывают 1 миллион долларов в год, не работают больше тех, кто зарабатывает 100 или 10 тысяч долларов. Они просто работают по-другому.

Считается, что разница между обычным и выдающимся менеджерами по продажам заключается в 2-3 дополнительных встречах в неделю, 5-10 звонках в день и трех часах из 45-часовой рабочей недели, потраченных на планирование этих действий.

В одной из компаний, работающих по принципам 12-ти недельного цикла, руководитель выделил для работы над буферными делами фиксированное время, определив один час в день на общение с сотрудниками. Все остальное время он посвящал работе над поставленными задачами, а сотрудники теперь четко знали, в какое время можно подойти с вопросом.

Напишите расписание вашей идеальной недели — это поможет вам быть более продуктивным и гармонично распределять все дела в течение дня. Например, для решения однотипных задач можно выбрать один день в неделю. Понаблюдайте, в какое время дня вы лучше решаете те или иные задачи и, исходя из этого, составьте график работы.

Рекреационная часть.
Чтобы быть эффективным, нужно отдыхать. Чем больше времени вы тратите на работу, тем больше энергии вы теряете, поэтому крайне важно уметь восстанавливаться, чтобы возвращаться к работе полным сил и энергии.

Сегодня реалии жизни таковы, что границы между работой и личной жизнь часто размыты: мы можем отвечать на письма и сообщения поздно вечером и решать рабочие вопросы в выходные.

В течение рабочего дня старайтесь избегать многозадачности и желания все успеть.
Не ускоряйтесь, а концентрируйтесь на важном.
Будьте в настоящем, находитесь «в зоне игры», как говорят в спорте.
Вскоре вы почувствуете, что гораздо легче решать все вопросы в рабочего время, а после спокойно отдыхать.

Эмоциональный цикл перемен

Принимая решение что-то изменить в жизни, мы испытываем новые ощущения, подобные катанию на американских горках, считают психологи.

Изменяя свое поведение, мы проходим через 5 этапов.

Необоснованный оптимизм.
Мы испытываем невероятный эмоциональный подъем и вдохновение, еще не зная, что все будет гораздо сложнее, чем мы представляем. Кажется, что наши гениальные идеи легко реализуются и позволят выйти на новый уровень жизни. В 3-месячном цикле это происходит, как правило, в течение первых четырех недель.

Информированный пессимизм возникает когда проходит эйфория от новых ощущений.
Мы начинаем сомневаться, действительно ли мы приняли правильное решение,
стоит ли наша мечта тех усилий, которые мы на нее тратим.
Этот период может наступить с 4 по 8 неделю, когда пройдет ощущение новизны.

Момент отчаяния.
Именно в этот период большинство людей сходят с дистанции и возвращаются к привычной жизни. И именно на этом этапе поможет выстоять ваше видение будущего — той картинки, которую вы отчаянно хотите реализовать, ради которой преодолеете любые сложности.

Информированный оптимизм.
На этом этапе качели снова на светлой стороне.
Первые результаты вдохновляют, нам становится все легче идти к цели, и жертвы не кажутся такими уж «жертвами». Кажется, что пазл вот-вот сложится в картинку.

Успех и самореализация.
На этом этапе сложные и непонятные на начальном этапе действия вошли в привычку и уже не доставляют вам дискомфорта. Вы уверенно реализовали перемены и готовы к следующим.

Первые 12 недель

Первые 3 месяца — самые важные и сложные.
В этот период следует полностью погрузиться в систему и не относиться к этому как к очередному эксперименту, который можно практиковать вполсилы. Возможно, ваш первый 3-месячный период станет не таким успешным, каким вы его себе представляли. Но он заложит успех на все последующие циклы вашей работы — если вы проживете их осознанно.

12 недель прошло — что дальше?
Не начинайте сразу следующий цикл, а посвятите 13-ю неделю оценке своих действий и результатов, разработке плана на следующий 3-месячный период, и наконец, для отдыха — как обычно происходит после того, как мы в течение года успешно трудились.

Важное правило: будьте чемпионом каждый день

В те моменты, когда вам будет сложно, вспомните, что вам нужно потерпеть всего лишь 12 недель, а когда ваш цикл закончится, вы сможете немного отдохнуть и поставить себе новую цель, которая будет вас мотивировать.

Помните, что чемпион становятся победителем не тогда, когда он победил и получает медаль, а когда выбирает цель и упорно, день за днем идет к ней. Когда каждый день он пробегает лишний километр, проплывает еще один круг в бассейне, выбирает здоровую еду, которая дает ему энергию. Когда каждый день делает себя лучше вчерашнего. Когда он делает выбор в пользу своей цели и раскрывает свой потенциал каждый день и момент времени, а не только в день соревнований.

Помните об этом, делая выбор между действительно важным и перспективным, но непростым делом или рутиной.

Постоянный выбор простых путей и легких решений в конечном итоге приводит к жизни без достижений, к деградации и застою.

Человек теряет энергию и слабеет без активной работы по достижению цели.

Будьте чемпионами каждый день – в каждый момент времени вашей жизни!